Прежде чем стрелять, нужно иметь перед собой цель
Необходимо чёткое понимание: «А для чего вообще мне нужно управлять своим временем?» Все популярные техники тайм-менеджмента основаны на осознании потребности в нём.
Чтобы правильно определить цель, нужно письменно ответить на вопросы:
Почему я интересуюсь тайм-менеджментом?
Какова цель, для которой мне необходимы навыки организации своего времени?
Почему я хочу добиться этой цели?
Ответы на эти вопросы помогут обрести глубокую мотивацию. Психологи рекомендуют регулярно пересматривать реальные действия при ежедневном планировании в соответствии с целью.
Цель нужно записать на листе бумаги и поместить его на видное место, чтобы перед глазами всегда было напоминание о главном.
Матрица Эйзенхауэра
Планирование должно устойчиво войти в повседневную жизнь. Заранее составленный список пошаговых действий увеличивает продуктивность работы на 25-30%.
Удобнее всего заниматься планированием вечером перед сном. На утро в голове уже сложится представление о предстоящих задачах.
Простая техника планирования: матрица Эйзенхауэра. Список дел на предстоящий день разделяется на четыре категории и выполняется в следующем порядке:
Важно и срочно
Хорошо, если пункты в этом списке отсутствуют. Если же нет, то приступить к их выполнению нужно в первую очередь.
Важно, но не срочно
Такие дела часто переносятся изо дня в день, но чаще всего именно они способствуют развитию и достижению намеченных горизонтов. Дела, относящиеся к этой категории, выполняются при первой возможности, сразу после предыдущего списка. Это само планирование, обучение и внедрение изменений в жизнь. Не стоит забывать также про заботу о своём здоровье, отношения с родственниками и друзьями.
Срочно, но не важно
Рутинные дела, отнимающие слишком много времени. Задайте себе вопрос: «Что я могу сделать сегодня, чтобы делегировать эти задачи завтра?» Стоит попросить помощи у близких или обратиться за услугами в специализированную службу (клининговая компания, химчистка, доставка еды). Рутинные рабочие обязанности можно перепоручить подчинённым и фрилансерам.
Долгий ящик
Зачем расходовать драгоценное время на неважные и несрочные задачи? При осознанном подходе к управлению временем от дел, попадающих под это определение, нужно отказаться совсем. Однако, если все задачи из предыдущих списков уже выполнены, можно дополнительно сделать что-либо и из этого раздела.
А-В-С планирование
Суть техники в том, что все задачи в зависимости от важности разделяются на три категории.
A-категория
Только важные и значимые задачи, которые занимают около 15% времени и приносят 65% результатов.
B-категория
Задачи средней степени важности. 20% времени и 20% результатов.
С-категория
Наименее важные задачи. 65% времени и только 15% результатов.
Первыми выполняются дела, относящиеся к A-категории, затем идут категории B и С.
Контроль
Достижение целей не будет эффективным, если не осуществлять постоянный контроль за выполнением планов. Планы и цели регулярно нужно перепроверять и изменять, если вдруг они оказываются неактуальными или недостижимыми. Это позволяет замечать все ошибки в самом начале, пока они ещё не стали серьёзной угрозой для достижения намеченных результатов.
В тайм-менеджменте существует много способов контроля. Можно отмечать галочками или зачёркивать в ежедневнике выполненные задачи, пользоваться мобильными приложениями (Life Wheel, To Do List и др.) Или же осуществлять еженедельный/ежемесячный итоговый контроль по достижению целей.
Отдых
Отдых нуждается в планировании точно так же, как и любая рабочая задача. Здоровый и полноценный отдых — это залог эффективной работы.
Некоторые, стараясь как можно больше успеть, совсем забывают об этой важной жизненной составляющей. Такие люди ущемляют себя во всех удовольствиях, каждую минуту пытаясь вложить только в важные задачи и проекты. Результатом такой перегрузки является ухудшение памяти и концентрации внимания, снижение мотивации, работоспособности и развитие синдрома хронической усталости.
Во время отдыха важно полностью отключиться от работы, дать себе время передохнуть. Но совсем необязательно такой отдых должен быть пассивным. Лучшее решение — найти баланс. Половину отпуска провести лежа с книжкой на пляже или за сериалом в кровати, если того просит душа. А вторую часть посвятить хобби, активным видам спорта, прогулкам и общению с близкими.
Избавление от «пожирателей времени»
Сколько времени отнимает бесцельное блуждание в Интернете и просмотр телевизионных программ? Если хотя бы неделю вести хронометраж дня, можно заметить «чёрные дыры», сквозь которые утекает огромное количество времени. С большим успехом его можно было бы направить на что-то более продуктивное и полезное.
Несколько советов, которые помогут избавиться от этих вредных привычек:
Во время работы следует отключать уведомления на телефоне и компьютере, закрывать ненужные окна в браузере, все отвлекающие программы.
Для полноценного отдыха и восстановления за час до сна рекомендуется отключать телевизор, компьютер и прекращать листать ленту в социальных сетях на своём смартфоне.
Бесполезным занятиям нужно найти альтернативу. Это может быть что угодно: любимое хобби, чтение книг, общение с друзьями, пешие прогулки, спорт или просто сон и отдых. Возможность полностью сосредоточиться на главном появится, если отбросить всё лишнее.
